Jak ocenić, czy zmiany w biurze przynoszą efekty, czy nie?

Wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany w sposobie funkcjonowania biura lub jego funkcji może być trudne. Po pierwsze, skąd możesz mieć pewność, że zmiana, którą zamierzasz wprowadzić, okaże się sukcesem? Co się stanie, jeśli włożymy tyle wysiłku, a zmiana się nie powiedzie? A co, jeśli sytuacja się pogorszy?

Jedynym sposobem, aby mieć pewność, że każda zmiana w nowoczesnym biurze zakończy się sukcesem, a nie porażką, jest podjęcie decyzji w oparciu o dowody, fakty oraz potrzeby i oczekiwania pracowników. Następnie należy zmierzyć sukces lub jego brak i zdecydować, czy należy wprowadzić zmiany, cofnąć się, poczekać jeszcze trochę, czy też pozostać przy tym, co się sprawdza.

Ale w jaki sposób można zmierzyć, czy zmiana w środowisku biurowym lub otoczeniu rzeczywiście przynosi efekty? Czy można to zrobić, po prostu siedząc przy biurku i patrząc w oczy? Czy też jest to coś, na co potrzebne są dane i dowody? Można skorzystać z obu metod, ale trzeba też być przygotowanym na to, że trzeba sięgnąć nieco głębiej.

Na przykład, być może zmieniłeś sposób oświetlenia biura i nie jesteś pewien, czy był to właściwy wybór. Niektórzy mogą wzruszyć ramionami i zastanowić się, dlaczego oświetlenie ma tak duże znaczenie, ale bądźmy szczerzy, czy chciałbyś pracować w zbyt jasnym lub zbyt ciemnym biurze? Oczywiście, że nie! Najlepszym sposobem na zmierzenie tego typu zmian, a także wszelkich zmian w wystroju lub projekcie biura, jest poziom morale pracowników.

Ocena morale to najlepszy sposób, aby zrozumieć, czy większość zmian jest pozytywna, czy nie, ponieważ morale zaczyna się od jednego końca spektrum i sięga aż po drugi, aż po produktywność i marże zysku. Jeśli Twoi pracownicy nie są zadowoleni ze zmian, które wprowadziłeś we współczesnym środowisku biurowym, niezależnie od tego, czy jest ono duże, średnie czy małe, odbije się to na ich wydajności. Można to ocenić na kilku poziomach. Kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, oceniając morale, to:

• Liczba dni chorobowych - gdy morale jest wysokie, odnotowuje się mniejszą liczbę dni chorobowych.
• Poziomy produktywności - jeśli sprzedaż, inne mierzalne dane i zyski są wyższe, morale prawdopodobnie również wzrosną.
• Więcej pomysłów - pracownicy o wysokim morale są bardziej skłonni do zgłaszania pomysłów i rozwiązań
• Ogólnie lżejsza atmosfera - nie ma to nic wspólnego z białymi meblami biurowymi, które masz w swoim biurze, a wszystko zależy od nastroju!

Oczywiście nie wszystko sprowadza się do morale i może się zdarzyć, że będziesz musiał ocenić sukces lub brak sukcesu zmiany w inny sposób. Najlepszym sposobem na to jest przyjrzenie się wynikom, czyli liczbom dotyczącym wydajności i zysków. Jeśli te wskaźniki maleją, istnieje prawdopodobieństwo, że zmiana nie jest tak skuteczna, jak byśmy tego oczekiwali. Jeśli natomiast pojawiają się pewne oznaki poprawy, należy poczekać trochę dłużej i sprawdzić, czy nastąpi dodatkowa poprawa. W takim przypadku oznacza to, że dokonałeś dobrego wyboru, cokolwiek zmieniłeś w swojej przestrzeni biurowej!

Każda rzecz, którą postanowisz zmienić w środowisku pracy w swoim biurze, ma bezpośredni wpływ nie tylko na samopoczucie pracowników i ich motywację, ale także na zyski. Może to być tak proste, jak zmiana zwykłych biurowych szafek na cyfrowe nośniki danych, przejście na BYOD (bring your own device) zamiast zwykłych komputerów lub zmiana całego systemu w biurze i przejście na system hot desking.

Niezależnie od tego, na jaką zmianę się zdecydujesz, upewnij się, że masz najlepsze meble biurowe do tego zadania, że wcześniej o wszystkim porozmawiasz z pracownikami, zaangażujesz ich w proces podejmowania decyzji i będziesz regularnie sprawdzać, czy wszystko działa. W ten sposób uspokoisz potencjalnie wzburzone wody w okresie przejściowym i będziesz mógł cieszyć się przyszłymi sukcesami.