Pierwsze kroki, które należy podjąć przy zmianie systemu biurowego

Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem zmian w sposobie funkcjonowania swojego biura, ważne jest, abyś przed wykonaniem najmniejszego ruchu dobrze go zaplanował. Zmiana bez konsultacji z osobami, na które ma ona wpływ, np. z pracownikami siedzącymi przy biurkach, może mieć bardzo negatywne konsekwencje, a w dłuższej perspektywie może nawet drastycznie obniżyć wydajność.

Mimo to istnieje wiele różnych systemów biurowych, które doskonale sprawdzają się w określonych warunkach. Ważne jest, aby wybrać odpowiedni typ systemu dla swojego biura i przed podjęciem ostatecznej decyzji przemyśleć zalety i wady wszystkich najważniejszych systemów. To, co sprawdza się w jednej firmie, niekoniecznie sprawdzi się w innej, a często zdarza się, że dany system trzeba nieco zmodyfikować, aby działał w sposób optymalny dla osób w nim pracujących.

Kiedy mówimy o systemach biurowych, mamy na myśli takie rzeczy, jak hot desking, zwinne środowisko pracy, biura na planie otwartym, wybór środowiska pracy zespołowej z biurkami do pracy zespołowej, podczas gdy wcześniej pracowało się bardziej indywidualnie, oraz znalezienie odpowiedniego rozwiązania dla swojego biura.

Każdy system ma swoje plusy i minusy, więc punktem wyjścia są badania. Zajrzyj do Internetu i sprawdź, czym jest każdy z systemów oraz jakie inne systemy mogą pojawić się w najbliższej przyszłości. Środowisko pracy biurowej stale się zmienia, a każdego dnia wymyślane są nowe rozwiązania.

Od czego więc zacząć? Wiesz, że chcesz wprowadzić zmiany w planowaniu przestrzeni biurowej i metodach pracy, wiesz, że coś musi się zmienić, ale za nic w świecie nie możesz określić punktu wyjścia. Podpowiemy Ci kilka pomysłów.

Krok 1 - Badania
Wspomnieliśmy już, że musisz zbadać konkretne rodzaje systemów pracy biurowej i rozważyć zalety i wady każdego z nich. Sporządź listę, zrób burzę mózgów, zapisz wszystko, czego się dowiesz, ponieważ będziesz musiał przedstawić to innym osobom przed podjęciem decyzji.

Krok 2 - Usprawnij swoje poszukiwania
Aby przejść przez ten proces, musisz uporządkować swoje badania w spójne notatki. Każdy znaleziony system powinien mieć swoją stronę i zawierać listę zalet i wad.

Krok 3 - Utworzenie grupy fokusowej
Kolejny krok jest najważniejszy - konsultacje z pracownikami. Usiądź na krześle w sali konferencyjnej i wyjaśnij wszystkim, że zastanawiasz się nad wdrożeniem nowego systemu biurowego, ale żadna decyzja nie została jeszcze podjęta. Wyjaśnij, że jesteś otwarty na pomysły i chcesz utworzyć grupę fokusową złożoną z osób ze wszystkich szczebli, aby pomóc w podjęciu decyzji, biorąc pod uwagę opinie i pomysły wszystkich.

Krok 4 - Poproś grupę fokusową, aby przedstawiła swoje własne pomysły
Biorąc pod uwagę wyniki badań, poproś grupę fokusową, aby zebrała opinie i podsumowała wszystko, dochodząc do wniosku, który ich zdaniem jest najlepszy dla środowiska biurowego.

Krok 5 - Wyjaśnienie decyzji
Kiedy już wszyscy zgodzą się na konkretny system pracy, sformalizuj to w e-mailu, liście lub na spotkaniu z wygodnymi, luksusowymi fotelami biurowymi i ustal datę, kiedy nowy system zacznie obowiązywać.

Krok 6 - Zorganizuj swoje biuro
Czy potrzebujesz nowych, współczesnych mebli biurowych na czas zmiany? Czy trzeba opracować wytyczne? Czy ktoś potrzebuje szkolenia? Upewnij się, że wszystko jest gotowe przed dniem wprowadzenia zmian.

Do takich gruntownych zmian należy podchodzić z ostrożnością. Prawdą jest, że nic nie może pozostać niezmienione na zawsze, jednak przy wprowadzaniu zmian ważne są konsultacje z osobami, których one dotyczą, oraz zapewnienie, że są one zaangażowane w proces i wysłuchane na każdym jego etapie.

Żadna zmiana nie zakończy się stuprocentowym sukcesem przez cały czas, a przy przechodzeniu na system taki jak hot desking trzeba się liczyć z kilkoma problemami na początku. Posiadanie planu awaryjnego i wprowadzenie okresu przejściowego pomoże uspokoić sytuację. Po krótkim czasie należy sprawdzić, czy nowy system się sprawdza, a jeśli konieczne jest wprowadzenie dodatkowych zmian, to jest to odpowiedni moment na ich wprowadzenie.